Utrzymanie najwyższych standardów w dynamicznie rosnącej sieci to jedno z największych wyzwań współczesnego biznesu. Niezależnie od sektora – od przemysłu po branżę fitness – spójność operacyjna stanowi fundament zaufania klientów oraz bezpieczeństwa pracowników. Przed takim wyzwaniem stanęła sieć Xtreme Fitness Gyms. Rozwijający się od 2012 roku koncept zrzesza obecnie ponad 100 lokalizacji, a do 2027 roku planuje powiększyć swoje portfolio do 227 klubów. Aby tak szybkie skalowanie nie odbyło się kosztem jakości, sieć postawiła na innowację procesową: wdrożenie zaawansowanego systemu QMS auditomat®. Poniżej przedstawiamy, jak nowoczesna aplikacja mobilna zmieniła podejście do kontroli standardów w jednej z najszybciej rosnących sieci fitness w Polsce.
Dlaczego dotychczasowe metody to za mało?
Dla sieci franczyzowej jednolite doświadczenie klienta (Customer Experience) jest kluczowe. Klubowicz w każdym mieście oczekuje dokładnie tak samo przygotowanej przestrzeni, sprawnego sprzętu i nienagannej czystości. Przed wdrożeniem aplikacji auditomat®, menedżerowie Xtreme Fitness Gyms mierzyli się z konkretnymi barierami operacyjnymi. Złożona wieloobszarowość audytów wymagała kontroli detali wizualnych, stref sanitarnych, sprawności technicznej maszyn oraz rygorystycznych procedur BHP i PPOŻ. Dodatkowo pojawił się problem z kompatybilnością – wcześniejszy system spełniał podstawowe zadania, ale nie współpracował z nowoczesnym oprogramowaniem operacyjnym wdrażanym globalnie. Rozproszona struktura menedżerska potrzebowała także centralizacji „live”, czyli narzędzia pozwalającego na raportowanie problemów w czasie rzeczywistym i eliminującego opóźnienia informacyjne na linii klub–centrala.
Dwa tygodnie do pełnej cyfryzacji – przebieg wdrożenia
Za błyskawiczną i skuteczną implementację systemu w skali całego kraju odpowiadał zgrany zespół projektowy. Po stronie auditomat® proces koordynowali Marek Mirowski oraz Maja Stogowska, natomiast wdrożenie w strukturach fitness zabezpieczały Sara Wyjadłowska oraz Karolina Borowska-Tkachenko (Managerowie ds. Standardów Xtreme Fitness Gyms). System został w pełni uruchomiony na terenie całego kraju w zaledwie dwa tygodnie. Efekt? Już w pierwszym miesiącu od startu menedżerowie klubów zrealizowali w aplikacji blisko 150 kompleksowych audytów, udowadniając, że narzędzie od razu weszło w krew organizacji. Co ważne, auditomat® odwzorował dotychczasowe listy kontrolne sieci 1:1, dzięki czemu zmiana nie wymagała pisania standardów na nowo, a jedynie dała zespołowi potężniejsze narzędzie do ich egzekwowania.
Kluczowe funkcjonalności systemu w codziennej praktyce
Przejście z systemów starszej generacji na aplikację mobilną auditomat® przyniosło rewolucję w codziennych obowiązkach personelu administracyjnego oraz menedżerów placówek. Automatyzacja i oszczędność czasu wyeliminowały konieczność ręcznego przepisywania danych czy tworzenia skomplikowanych protokołów – raporty generują się automatycznie w mgnieniu oka i natychmiast trafiają do osób decyzyjnych, skracając czas reakcji na anomalie do minimum. Wszystko znalazło się w jednym miejscu: baza danych, rejestry niezgodności oraz statusy działań korygujących zostały scentralizowane, a interfejs zaprojektowano tak, by był maksymalnie intuicyjny dla każdego pracownika. Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, Manager ds. Standardów w Xtreme Fitness Gyms, raporty generowane przez system są bardzo czytelne, a sama aplikacja jest niezwykle łatwa w użytkowaniu zarówno dla zespołu administracji, jak i dedykowanych pracowników każdego klubu.
Inteligentna analityka Pareto
System wprowadził do struktur Xtreme Fitness Gyms zaawansowaną analizę Pareto. Aplikacja automatycznie agreguje dane z audytów i wskazuje, które powtarzające się drobne uchybienia generują największe ryzyko dla wizerunku lub bezpieczeństwa marki. Umożliwia to precyzyjne celowanie w samo źródło problemów i optymalizację podejmowanych działań zaradczych przez kadrę zarządzającą.
Kluczowe efekty w Xtreme Fitness Gyms
Wdrożenie systemu przyniosło sieci wymierne korzyści na kilku kluczowych płaszczyznach. Centrala zyskała pełną kontrolę standardów i możliwość natychmiastowej weryfikacji jakości obsługi oraz procedur w dowolnym punkcie w Polsce. Wzrosła satysfakcja klientów, ponieważ szybsze usuwanie usterek technicznych i utrzymanie spójnej estetyki budują trwałą lojalność klubowiczów. Regularny, usystematyzowany monitoring instalacji oraz stref treningowych zapewnił wyższy poziom bezpieczeństwa, minimalizując ryzyko wypadków. Ponadto zwiększyła się efektywność menedżerska – dzięki sprawnemu onboardingowi i pomocy technicznej nowi pracownicy sieci mogą błyskawicznie wdrożyć się w system kontroli jakości.
Podsumowanie – kiedy warto postawić na auditomat®?
Przykład Xtreme Fitness Gyms pokazuje, że cyfryzacja audytów i kontroli jakości to naturalny krok dla każdej dynamicznie rozwijającej się organizacji dążącej do utrzymania bezkompromisowych standardów. auditomat® sprawdza się wszędzie tam, gdzie kluczowa jest automatyzacja, szybki przepływ informacji oraz wysoka spójność operacyjna w licznych lokalizacjach, stanowiąc niezastąpione wsparcie w dalszym skalowaniu biznesu.
